امروزه اکثر سازمان‌های کوچک و بزرگ دنیا خدمات خود را به صورت اینترنتی نیز ارائه می‌دهند؛ اما برای ارائه خدمات سازمانی در بستر اینترنت نمی‌توان به یک وبسایت ساده بسنده کرد. آنها با استفاده از پورتال تحت وب این خدمات را به کاربران خود ارائه می‌کنند. پورتال (پرتال) می‌تواند سازمان شما را به صورت هوشمند درآورد؛ از این رو کسب اطلاعات درباره این موضوع بسیار مهم است. با یارا در این مقاله همراه باشید تا ضمن پاسخ به سوال پورتال (پرتال) چیست؟ مزایا و انواع پرتال را نیز بخوانیم.
پورتال (پرتال) چیست؟
پورتال (Portal) تحت وب یک وبسایت است که به طور ویژه و خاص طراحی شده و در پس طراحی آن از ویژگی‌ها و تکنولوژی‌هایی مثل CRM و نرم افزارهای مدیریت یکپارچه قرار گرفته است. از پورتال‌ها می‌توان برای ارائه خدمات الکترونیک به کاربران و کارمندان، بهبود وضعیت انتقال داده‌ها و اطلاعات به کاربران و انجام اعمال مدیریتی از راه دور استفاده کرد.
مزایای پورتال (پرتال) چیست؟
• بهبود وب سایت
پورتال به شما در بهبود وضعیت و توانایی صفحات وب سایت و ارائه اطلاعات دقیق و با کیفیت‌تر کمک می‌کند. پورتال مجموعه‌ای از ابزارها است که ارائه اطلاعات را هوشمند کرده و به عنوان یک رویکرد ارتباطی متفاوت عمل می‌کند.
• مدیریت داده‌ها
پورتال اینترنتی مکانی است که به شما این امکان را می‌دهد تا با یک کلیک، داده‌ها را مدیریت و به روز رسانی کنید. همچنین داده‌های شما به جای ورود به نسخه‌های کاغذی، بر بستر وب بارگزاری می‌شوند و امکان هر گونه از دست رفتن اطلاعات به صفر نزدیک می‌شود.
• در دسترس بودن اطلاعات
اطلاعات وارد شده به یک پورتال تحت وب در ۲۴ ساعت شبانه روز در دسترس خواهد بود؛ مگر اینکه مدیران پورتال دسترسی را قطع کنند.
• بهبود روابط بین مشتری و سازمان
از مهمترین مزایای پورتال می‌توان به این مورد اشاره کرد؛ چرا که پورتال بهترین اطلاعات را با توجه به اطلاعات کاربر در یک بستر کاربر پسند ارائه می‌دهد. همچنین کارمندان نیز به راحتی می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و قرارهای کاری خود را مدیریت کنند.
• بازار هدف خاص
پورتال به شما کمک می‌کند تا کاربرانی که به دنبال اطلاعات و خدمات در یک زمینه خاص هستند را جذب کنید. همچنین مشتریان خاص سازمانی شما می‌توانند با این سیستم به اهداف خود برسند.
• ویژگی‌ها و ابزارهای متفاوت
خدمات طراحی پورتال های تحت وب می‌تواند بر اساس نیاز مشتریان باشد؛ بنابراین ویژگی‌ها و ابزارهای متفاوتی را می‌تواند در اختیار کاربران شما قرار دهد.
• کاربر محور بودن
پورتال‌های وب کاربر محور هستند؛ یعنی هر کاربر می‌تواند برای پنل خود رمز عبوری تعیین کرده و دسترسی خصوصی به آن داشته باشد.
تفاوت وبسایت و پورتال (پرتال) چیست؟
بسیاری از افراد تفاوت این دو را نمی‌دانند و هر یک را با دیگری اشتباه می‌گیرند. در واقع باید بگوییم هر کدام از این دو برای اهداف خاصی طراحی می‌شوند و عملکرد‌های متفاوتی دارند. مهمترین تفاوت‌های بین وبسایت و پورتال در ادامه آمده است:
• وبسایت جهت جذب کاربران بیشتر (جذب ترافیک) طراحی می‌شود؛ این در حالی است که پورتال فقط برای کاربران خاص و ارائه خدمات به آنها طراحی شده است. پورتال به نوعی ترافیک وب را محدود کرده و فقط به کاربران خاص و مورد هدف خود اجازه بازدید می‌دهد.
• یک وبسایت از مراجعان رمز عبور، شناسه کاربری و... درخواست نمی‌کند؛ در حالی که با هر بار ورود به پورتال تحت وب اعتبار سنجی توسط سیستم انجام می‌شود. این اعتبارنامه مختص کاربران است و هر کاربر می‌تواند رمز عبور و شناسه کاربری خاص خود را تعریف کند.
• یک وبسایت معمولی می‌تواند از چند وبسایت تشکیل شده و موجودیت خود را تعریف کند؛ در حالی که پورتال ابزارها و ویژگی‌های متمایزی را در یک مجموعه واحد قرار داده‌اند و به کاربران، کارمندان و مدیران ارائه می‌کنند.
مشکلاتی که پورتال (پرتال) حل می‌کند چیست؟
علاوه بر مزایای پورتال، از مهمترین دلایلی که سازمان‌ها و شرکت‌های بسیاری را به استفاده از این امکان سوق داده است، مشکلاتی است که هم برای کاربران و هم برای عوامل اجرایی حل می‌کند. مهمترین این مشکلات که به دست پرتال حل شدنی است عبارتند از:
حل مشکل بدست آوردن اطلاعات
کاربرانی که وارد وبسایت معمولی و عادی می‌شوند برای بدست آوردن اطلاعات خود باید به صورت دستی جستجو کنند؛ این زمان زیادی از کاربر خواهد گرفت. با ورود کاربر به یک پورتال، سیستم از او اطلاعاتی می‌پرسد و سپس بر اساس اطلاعات دریافتی، داده‌هایی را به کاربر نشان می‌دهد. در واقع پرتال به صورت هوشمند آنچه که کاربر می‌خواهد را با توجه به اطلاعات وی در اختیارش قرار می‌دهد؛ بدون اینکه از سوی کاربر جستجویی انجام شده باشد یا اگر هم انجام شود، جستجوی مختصری خواهد بود.
حل مشکل ناتوانی در دورکاری
بعضی از کاربران شما در خارج از محل کار (دور کاری) ضعیف هستند. در واقع تقصیر از آنها نیست؛ به طوری که با ورود پورتال می‌توان این مشکل را حل کرد. امکان ارتباط سریع و آسان کارمندان با دیگر عوامل اجرایی و امکان تعیین وظایف هر یک از آنها می‌تواند کار تیمی را بهبود بخشد. انسجام کارمندان یک سازمان از مهمترین دلایل پیروزی آن خواهد بود.
حل رخدادهای اضطراری
در هر سازمانی ممکن است رویدادهای اضطراری رخ دهد که باید با سرعت بسیاری حل شوند. برای مثال اگر یکی از سیستم‌های کارمندان شرکت خراب شود، پورتال چون بر بستر وب است می‌تواند با سیستم‌های دیگر در کمترین زمان ممکن همگام شده و به کارمند تحویل داده شود. یا ممکن است نیاز به بررسی یک نامه یا پرونده خاص داشته باشید؛ گشت و گذار دستی در انبوهی از اطلاعات می‌تواند وقت زیادی از شما بگیرد. این در حالی است که پورتال شما را در بررسی سریع و اضطراری یاری خواهد کرد.
انواع پورتال (پرتال) چیست؟
به طور کلی و جامع دو نوع پورتال وجود دارد که مدیران سازمان‌ها می‌توانند پورتال‌های خود را در این دو نوع تعریف کنند: ۱- پورتال افقی ۲- پورتال عمودی.
پورتال‌های افقی:
پورتال‌های افقی درگاه‌های عمومی هستند که توسط چندین شرکت به عنوان یک پلتفرم مشترک مورد استفاده قرار می‌گیرند و انواع اطلاعاتی که کاربران به آنها نیاز دارند ارائه می‌کنند؛ مانند پورتال‌های دولتی و آموزشی.
پورتال‌های عمودی:
درگاه‌هایی کاربر محور هستند و اطلاعات مربوط به شرکت، علاقه یا خدمات خاص را ارائه می‌دهند. کاربری که به دنبال هرگونه اطلاعات درباره موضوعی خاص است می‌تواند با ورود به اینگونه پورتال‌ها به هدف خود برسد. درگاه‌های دانشگاهی یا مناقصه مثال‌هایی از پورتال عمودی هستند.
اما در ادامه به ذکر انواع هر کدام از پورتال‌های عمودی و افقی می‌پردازیم:
پورتال سازمانی
پورتال سازمانی باعث سازمان یافتن و انسجام کارکنان، مدیران و کاربران شرکت می‌شود و کسب و کار شما را به یک سازمان منظم تبدیل می‌کند. در طراحی اینگونه پرتال‌ها قابلیت جستجو در اطلاعات سازمان برای کاربران قرار داده شده است؛ همچنین می‌توان با تعیین سطح کاربری، دسترسی‌های کاربران را به بخش‌های مختلف سازمان تغییر داد.
از پورتال سازمانی هم به صورت شبکه داخلی (اینترانت) و هم به صورت شبکه خارجی (اینترنت) استفاده می‌شود. در واقع در پورتال سازمانی علاوه بر اطلاعات لازم برای اجرای فرآیند‌ها توسط کارمندان که به صورت داخلی منتشر می‌شود، می‌توان اخبار، فرم استخدام، اطلاعات مربوط به بخش‌های مختلف سازمان و... را به صورت خارجی در سطح اینترنت منتشر کرد.
پورتال فروشگاهی
فروشگاه اینترنتی می‌توان آن چنان گسترده شود که نظم دادن به بخش‌های مختلف و انجام فرآیند‌های آن به روش معمولی را غیر ممکن سازد. پورتال فروشگاهی در این زمینه با استفاده از تکنولوژی‌هایی مانند CRM و مدیریت ارتباط با مشتریان، بسیاری از این مشکلات را حل می‌کند. پورتال فروشگاهی می‌تواند با فرآیند‌های فروش اینترنتی یا فیزیکی همگام شده و به محض موجود شدن محصول جدید، اطلاعات آنرا در وبسایت به نمایش در بیاورد. کارشناسان فروش نیز می‌توانند با دسترسی‌هایی که دارند، هر لحظه اقدام به ویرایش اطلاعات محصولات کنند.
مشتریان پورتال‌های فروشگاهی می‌توانند با عضویت در وبسایت پنلی برای خود داشته و سبد خرید خود را از محصولات سازمان پر کنند. شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای ارتباطی، با مشتریان و کاربران خود ارتباط داشته و فروش‌تان را افزایش دهید. تمام ویژگی‌هایی که یک وبسایت فروشگاهی حرفه‌ای باید داشته باشد در پورتال وجود دارد و از این جهت خیال همه را راحت کرده است؛ برخی از مهمترین ویژگی‌های یک پورتال فروشگاهی خوب:
• کاربرپسند بودن و سادگی در استفاده
• امن بودن بستر
• قابلیت اتصال به درگاه‌های بانکی مختلف
• نمایش مشخصات محصول در لحظه و به صورت خودکار
• امکان ویرایش یا مشخص کردن قیمت‌ها، هزینه‌های اضافی و اطلاعات دیگر.
• امکان ایجاد قابلیت مقایسه بین محصولات
• پنل عضویت و تعریف پنل کاربری برای هر کاربر جدید
• صدور فاکتور و ریز قیمت‌ها برای مشتریان
پورتال خبری
پورتال خبری در واقع یک وبسایت خبری با طراحی ویژه است که به مدیران امکان انتشار نشریات، اخبار، بیانیه‌ها و تمام محتواهای خبری را می‌دهد. این اخبار به صورت دسته بندی شده می‌توانند به کاربران نمایش داده شوند. پورتال‌های خبری می‌توانند بر اساس نیاز کاربران و مدیران شامل اخبار محلی، شهری، ملی و بین المللی باشند؛ علاوه بر این امکان فیلتر سازی نمایش اخبار برای کاربران نیز وجود دارد. یک پورتال خبری حرفه‌ای امکان تعیین سطوح عوامل اجرایی و کاربران را در خود جای داده است؛ به طوری که می‌توان در سیستم آن مدیر، نویسنده، ویرایشگر، کاربر ویژه، کاربر عادی و... را تعریف کرد.
پورتال دانشگاهی
دانشگاه‌ها برای اینکه اطلاعات و خدمات منحصر به خود را در یک مجموعه مجزا نشان دهند، پورتال دانشگاهی افتتاح می‌کنند؛ در واقع کاربران به جای جستجو در سراسر اینترنت درباره یک دانشگاه خاص، با ورود به پورتال دانشگاهی می‌توانند علاوه بر کسب اطلاعات مورد نیاز، از خدمات ارائه شده توسط پورتال استفاده کنند. در پورتال دانشگاهی بر اساس دسترسی‌های کاربری می‌توان اطلاعات مربوط به دانشجویان، اساتید، دانشکده‌ها، دروس ارائه شده، نمرات و... را مشاهده کرد.
تفاوت پورتال دانشگاهی با سایت دانشگاه چیست؟
یک وبسایت دانشگاهی می‌تواند حاوی اطلاعات لازم باشد اما دانشجو باید خود اقدام به جستجو در اطلاعات کند؛ در حالی که پورتال دانشگاهی ابتدا اطلاعات کاربر را دریافت کرده و بر اساس آن دسترسی‌هایی به کاربر می‌دهد. علاوه بر دسترسی اخبار و اطلاعاتی که کاربر نیاز دارد را خود سیستم به صورت هوشمند در اختیار وی قرار خواهد داد. اطلاعات ارائه شده در پورتال هم می‌توانند عمومی باشند و هم مختص خود کاربر. این در حالیست که یک وبسایت معمولی اغلب اطلاعات عمومی را به نمایش می‌گذارد.
پورتال مدرسه
علاوه بر دانشگاه‌ها مدارس نیز می‌توانند پورتال داشته باشند؛ در واقع پورتال برای ساده سازی و هوشمند کردن ارتباط و ارائه خدمات آنلاین است. دانش آموزان در پورتال ثبت نام می‌کنند و اطلاعات آنها در سیستم ثبت می‌شود. سیستم با استفاده از هوش مصنوعی خود اطلاعات لازم را به صورت طبقه بندی شده و با توجه به دانش آموزان به آنها نشان می‌دهد. علاوه بر این امکان ارتباط مدیران و معلمان با دانش آموزان را بر بستر اینترنت و در سریع‌ترین صورت ممکن می‌سازد. همانند پورتال دانشگاهی، در پورتال مدرسه نیز اطلاعات می‌توانند به دو صورت عمومی و خصوصی به کاربران نمایش داده شوند.
معلمان و مدیران در استفاده از پورتال می‌توانند بسیار بهره وری را بیشتر کنند؛ چرا که امکان ارتباط هر چه سریع‌تر و بهتر با دانش آموزان در اسرع وقت برای آنها فراهم است. همچنین فرآیند امتحانات و ارائه نمرات بر بستر اینترنت آنهم در مواقع اضطراری (مثل شیوع ویروس کرونا) می‌تواند با حضور پرتال به خوبی پیش رود. ارائه اینترنتی جزوات یا کارنامه می‌تواند باعث حذف نوع کاغذی آنها و صرفه جویی بسیار در هزینه‌های چاپ و کاغذ شود.
پورتال شرکتی
در پورتال شرکتی می‌توانید تمامی اطلاعات شرکت خود از قبیل آدرس، نحوه تماس، مجوز‌های کسب شده و... را به کاربران نمایش دهید. شرکت‌ها می‌توانند با تعیین دسترسی به کارمندان، مشتریان و همکاران خود امکانات مختلف و متنوعی را در اختیار هر گروه قرار دهند و پورتال خود را قابل مدیریت‌تر از پیش کنند.
یارا
داشتن یک پورتال سازمانی خوب و حرفه‌ای منوط به همکاری با تیم‌های مجرب و متخصص است. ما در تیم نرم افزاری یارا با بیش از ۱۸ سال سابقه فعالیت در زمینه طراحی پورتال های تحت وب می‌توانیم مشاور و یاور شما در زمینه طراحی پورتال مناسب برای کسب و کارتان باشیم. برای مشاوره رایگان با ما در تماس باشید.
منابع:
geeksforgeeks
پورتال (پرتال) می‌تواند سازمان شما را به صورت هوشمند درآورد؛ از این رو کسب اطلاعات درباره این موضوع بسیار مهم است. از پورتال‌ها می‌توان برای ارائه خدمات الکترونیک به کاربران و کارمندان، بهبود وضعیت انتقال داده‌ها و اطلاعات به کاربران و انجام اعمال مدیریتی از راه دور استفاده کرد.
