پورتال سازمانی چیست؟

پرتال سازمانی در واقع یک امکان آنلاین است تا بتوان به طور متمرکز و هوشمند اطلاعات سازمانی را مدیریت کرده و خدمات اطلاعاتی به روز و کارآمد را در کمترین زمان به مشتریان ارائه نمود. ویژگی های پورتال سازمانی می‌تواند بسیار کارآمد باشد؛ زیرا پورتال سازمانی از یک سو تصویری شفاف و دقیق از وضعیت سازمان و از سوی دیگر اطلاعات مهم و مورد نیاز کاربران را ارائه می‌کند.
یک پورتال سازمانی حرفه‌ای می‌تواند به معنای واقعی در زمان و هزینه انجام فرآیند‌ها صرفه جویی کرده و هوشمندی سازمان را افزایش دهد. مجهز بودن یک سازمان به وب پورتال می‌تواند مراجعات حضوری را بسیار کاهش دهد که تماماً به سود سازمان و مشتری خواهد بود.

اجزای سازمان چیست؟

یک سازمان از اجزای مختلفی تشکیل می‌شود که هر کدام از این اجزا نیز ممکن است به زیر بخش‌های دیگری تقسیم بندی شوند. در زیر به طور کلی بخش‌های مختلف سازمان‌ها را معرفی کرده‌ایم:

•    منابع (مادی و انسانی)
•    فرهنگ
•    ساختار
•    فناوری
•    راهبردها
•    محیط (روانی و فیزیکی)
تمامی این بخش‌ها در موفقیت یک سازمان دخیل هستند. آنچه وب پورتال سازمانی انجام می‌دهد، ایجاد ارتباط و یکپارچگی میان این بخش‌ها و هوشمندی در انجام فرآیند‌های آنهاست. این یکپارچگی علاوه بر اینکه میان اجزا اتفاق می‌افتد، در هر جزء نیز به وقوع می‌پیوندد؛ البته یکپارچگی که پورتال سازمانی ایجاد می‌کند با استفاده از یک کنترلر مرکزی تحت وب انجام می‌گیرد.

ویژگی های پورتال سازمانی چیست؟

ویژگی های پرتال سازمانی گسترده‌تر است و فقط یکپارچگی را شامل نمی‌شود. در ادامه مهمترین این ویژگی‌ها را ذکر کرده‌ایم:

مدیریت محتوا

یک سازمان دولتی و غیر دولتی به احتمال زیاد در وبسایت خود بخشی به نام «اخبار» یا «مقالات» دارد. با توجه به اینکه سازمان از بخش‌های متفاوت تشکیل شده است، روزانه رویدادهای زیادی در هرکدام از این بخش‌ها رخ می‌دهد که با وب پورتال سازمانی می‌توان اطلاعات این بخش‌ها را جمع آوری، یکپارچه سازی و منتشر نمود. علاوه بر اخبار، سازمان‌ها بخش‌های دیگر محتوایی مانند کتابخانه آنلاین نیز دارند؛ وب پورتال سازمانی کمک می‌کند تا مدیریت این بخش‌ها آسان و کم هزینه‌تر شود.

کمک به استخدام نیروی انسانی

استخدام نیروی انسانی از جمله مهمترین فرآیند‌های سازمان است که نیاز به زمان و گاهاً هزینه زیادی خواهد داشت. حضور پرتال سازمانی می‌تواند عمده این مشکلات را رفع کرده و هماهنگی میان نیروی انسانی جدید و کارمندان قبلی را به صورت هوشمند ایجاد کند و این از ویژگی های پورتال سازمانی است. می‌تواند با طراحی و اجرای فرم‌های پیشرفته و آنلاین بر روی پورتال، به صورت هوشمند و سریع اقدام به استخدام نیروی انسانی کرد.

ارائه گزارشات دقیق و فرم‌ها

از مهمترین ویژگی های پورتال سازمانی، ارائه گزارشات و اطلاعات دقیق از وضعیت بخش‌های مختلف سازمان است. این پورتال ها به واسطه فرم‌ها و تکنولوژی مدیریت یکپارچه اینترنتی به کار رفته در طراحی‌شان می‌توانند به خوبی اطلاعاتی که از بخش‌های مختلف دریافت می‌کنند را به مدیران ارائه دهند. فرم‌هایی که می‌توان به صورت Drag & Drop در پورتال‌های سازمانی ساخت، به پایگاه‌های داده‌ای متصل است که در آینده گزارشات دقیق و کاملی از این پایگاه داده می‌تواند دریافت نمود. این ویژگی مدیران را صاحب تصویری دقیق و کامل از وضعیت فعلی سازمان می‌کند.

پشتیبانی

ارسال تیکت و پاسخگویی به سالات از دیگر ویژگی های پورتال سازمانی است. کاربران شما می‌توانند در کوتاهترین زمان ممکن با استفاده از چت آنلاین، سامانه تیکتینگ یا ارسال ایمیل از طریق پورتال سازمانی با شما ارتباط برقرار کنند. علاوه بر اینکه پاسخگویی به سوالات در بستر‌های آنلاین و رایگان انجام می‌شود، زمان مورد نیاز برای پاسخگویی نیز به شدت کاهش خواهد یافت. از آنجایی که پشتیبانی خوب یکی از ویژگی‌های مهم سازمان موفق است، در صورت انجام موفقیت آمیز این بخش می‌توانید کاربران و مشتریان خود را راضی نگه دارید.

بروزرسانی نرم افزار

نرم افزار پورتال برای همگام شدن با آخرین تکنولوژی باید قابلیت بروزرسانی داشته باشد. هر چه این نرم افزار به صورت اصولی و هوشمند کد نویسی شده باشد، امکان بروزرسانی و همگام شدن آن با سیستم‌ها و تکنولوژی روز بیشتر خواهد بود. پورتال های سازمانی ممکن است در طی یک سال چندین بار بروزرسانی شوند و اگر این کار انجام نشود ممکن است امنیت اطلاعات سازمان به خطر بیفتد. بنابراین از مهمترین ویژگی های پورتال سازمانی امکان بروزرسانی ساده و هوشمند نرم افزار آنهاست.

سئوی خوب

سئو یا بهینه سازی برای موتورهای جستجو مخصوصاً برای سازمان‌هایی که اهمیت بالایی دارند بسیار مهم است. در واقع بدیهی است که هر سازمانی علاقمند به حضور پرقدرت در نتایج موتورهای جستجو و دریافت ترافیک و مشتری بیشتر است؛ بنابراین در صورتی که پورتال سازمانی به صورت اصولی سئو شده باشد، این امر اتفاق خواهد افتاد. علاوه بر محتوا، یک پورتال سازمانی نیازمند سئو فنی و تکنیکال و همچنین سئوی کلی (Holistic SEO) است. در حقیقت از کد نویسی و اجرای پورتال گرفته تا محتوای تولید شده توسط سازمان، در سئو و جایگاه‌های دریافتی از موتورهای جستجو نقش دارند.

ورود به عرصه بین الملل

از آنجایی که پورتال سازمانی بر بستر اینترنت می‌تواند اجرا شود، امکان حضور سازمان در عرصه بین الملل را بیش از پیش ساده و عملی خواهد کرد. سازمان‌هایی که قصد ارائه خدمات به مشتریان خارج از کشور را دارند می‌توانند با استفاده از پورتال سازمانی به عنوان یک راه حل جامع، این هدف خود را عملی نمایند. بدیهی است که با حضور در عرصه بین الملل، اعتبار و مشتریان شما بالاتر خواهد رفت و موفقیت سازمان بیش از پیش احساس خواهد شد.

امنیت بالا

شاید بدیهی‌ترین و مهمترین ویژگی پورتال سازمانی امنیت بالای آن باشد. وجود حفره‌های امنیتی در طراحی پورتال سازمانی یکی از موضوعات اساسی است که امنیت اطلاعاتی کل سازمان را به خطر می‌اندازد. شرکت‌های بزرگ زیادی به دلیل عدم رعایت استاندارد‌های مختلف در طراحی و اجرای پورتال خود، دچار مشکلات شدید و از بین رفتن امنیت اطلاعاتی خود و مشتریان‌شان گردیده‌اند. این موضوع آنقدر مهم است که حتی می‌تواند سازمان را به مرز ورشکستگی بکشاند. بنابراین هر چه پورتال سازمانی اصولی‌تر و حرفه‌ای تر اجرا شود، امنیت کلی سازمان و مشتریان بالاتر خواهد رفت.

ویژگی های پورتال سازمانی می‌تواند بسیار کارآمد باشد؛ زیرا پورتال سازمانی از یک سو تصویری شفاف و دقیق از وضعیت سازمان و از سوی دیگر اطلاعات مهم و مورد نیاز کاربران را ارائه می‌کند